De fundamentele schakels in een Informatieketen

In de hedendaagse wereld waarin we op talloze manieren met elkaar verbonden zijn speelt gegevensuitwisseling een cruciale rol bij het effectief functioneren van instellingen en organisaties. Of het nu gaat om regelgeving en  toezicht, het toekennen van uitkeringen of het maken van beleid, instellingen vertrouwen sterk op de nauwkeurige en tijdige uitwisseling van gegevens, omdat dit essentieel is voor de besluitvorming en bedrijfsprocessen.

In deze blog

Lees hieronder verder 👇

• Een overzicht van de belangrijkste schakels in een gegevensketen
• Een keten is zo sterk als zijn zwakste schakel
• Terugkerende patronen van gegevensuitwisseling bij overheidsinstanties en organisaties
• Bestuur is essentieel
• Laten we verder praten

Zodra twee of meer partijen betrokken zijn bij de uitwisseling van gegevens, ontstaat er een keten. In de meest eenvoudige uitwisselingsketen worden gegevens uitgewisseld  tussen twee partijen: een partij die specifieke gegevens nodig heeft en een andere partij die hierover beschikt en deze deelt. 

Om goed te kunnen functioneren en hun doelstellingen te bereiken, hebben organisaties efficiënte en betrouwbare gegevenskanalen nodig. Gegevens zijn echter vaak afkomstig uit verschillende bronnen, zoals andere instanties, burgers of externe organisaties. Hierdoor kunnen gegevensketens complexer worden, omdat meerdere partijen parallel werken en onderling gegevens uitwisselen met ingewikkelde interactiepatronen.

Als we de dynamiek en het belang van gegevensuitwisseling in ketens begrijpen, zien we ook de cruciale rol ervan voor verschillende sectoren, zoals het openbaar bestuur, de publieke dienstverlening en beleidsvorming. 

In deze blog zullen we dieper ingaan op het concept van een keten, in zijn basisvorm waarbij twee partijen betrokken zijn, en op andere meer complexe scenario's waarbij meerdere entiteiten betrokken zijn.

Een overzicht van de belangrijkste schakels in een gegevensketen

Een gegevensketen bestaat uit verschillende schakels, elk met een specifieke rol. Deze schakels zijn onder andere:

• Het subject, dit is de entiteit waarop de gegevens betrekking hebben. Dit kan een organisatie zijn, een natuurlijke persoon, een voorwerp zoals een container of zelfs een activiteit zoals een productieproces.
• Rapporterende partijen die vrijwillig of verplicht verslag doen over het subject. Zij verzamelen de benodigde gegevens en stellen het uit te leveren bericht op.
• Ondersteunende diensten: services die de gegevensketen beter laten werken. Denk hierbij aan auditors die zekerheid brengen door het valideren of goedkeuren van de set van gegevens. Andere voorbeelden zijn verwijsindex, het delegeren van bevoegdheden, en de authenticatie en identificatie van deelnemers.
• Aanleveraars handelen de technische overdracht van gegevens af en zijn vaak tussenpersonen zoals boekhouders of leveranciers van software-integraties. 
• Beheerders van gegevensstandaarden definiëren het formaat en de structuur van de gegevens, waarbij wordt gespecificeerd hoe de gegevens moeten worden ontvangen. Afhankelijk van de gegevensstandaard kunnen ze geoptimaliseerd zijn om door mensen of machines te worden gelezen. Gegevens kunnen op een 'ongestructureerde' manier worden gepresenteerd, die niet geschikt is voor automatische verwerking (bijvoorbeeld tekst in een document of e-mail, PDF, niet-gestandaardiseerde Excel/CSV) of op een 'gestructureerde' manier (bijvoorbeeld Excel/CSV op basis van sjablonen, JSON, XML en XBRL). In het geval van iXBRL zijn gestructureerde gegevens geoptimaliseerd om door mensen EN door machines te worden gelezen.
• Interfaces, zoals e-mail, portalen, REST API's of ebMS, faciliteren de uitwisseling van gegevens en hebben eigenschappen zoals:  eenvoud, betrouwbaarheid, schaalbaarheid, interoperabiliteit en onderhoudbaarheid. Het kiezen van het juiste type interface, rekening houdend met de context, is van groot belang bij het realiseren van succesvolle gegevensuitwisseling. 

• Gegevensuitwisselingsprocessen zorgen voor betrouwbaarheid, veiligheid, validatie, conversie en distributie van gegevens. Afhankelijk van de eisen aan de specifieke gegevensuitwisseling, kunnen ze vertrouwelijkheid, integriteit, een of meerdere gegevensstandaarden, compliancy en inzichtelijkheid van de gegevensuitwisseling waarborgen.
• Ontvangers, net als aanleveraars, handelen deze de technische overdracht van gegevens af, vaak zijn dit IT dienstverleners of middleware-componenten die integreren in een IT-infrastructuur.
• Gegevensaanvragers/verwerkers, verwerken de ontvangen in hun primaire processen en analyseren deze voor het ontwikkelen van beleid of het nemen van beslissingen. Ze kunnen verschillende gegevensbehoeften hebben. Vaak wijzigen of optimaliseren ze de ontvangen gegevens voor specifieke taken of systemen.

Andere belanghebbenden, die, hoewel ze niet rechtstreeks deelnemen aan de gegevensuitwisseling, er een direct belang bij hebben. Denk aan  branche organisaties, wet- en regelgevers, betrokken belanghebbenden, het maatschappelijk middenveld, academici en NGOs.

10 lenzen voor een beter zicht op gegevensuitwisseling

Gegevensuitwisseling is niet leuk, maar wel noodzakelijk. Net zoals we een gemeenschappelijke taal gebruiken om met andere mensen te communiceren, hebben bedrijven en toezichthouders een gestandaardiseerde manier nodig om dezelfde taal te gebruiken bij het uitwisselen van financiële en zakelijke gegevens. Het gebruik van een gestandaardiseerde taal om gegevens uit te wisselen is essentieel om compatibiliteit en begrip tussen alle deelnemers te garanderen. Lees verder

Een keten is zo sterk als zijn zwakste schakel

Het belang van gegevensketens voor het efficiënt functioneren van instellingen en organisaties is heel groot vooral in het domein van bestuur, publieke diensten en beleidsvorming. Gegevensketens bestaan uit verschillende belangrijke schakels waaronder het subject, de rapporterende partij, ondersteunende diensten, aanleverende partijen, standaarden, interfaces, gegevensuitwisselingsprocessen, ontvangende partijen en gegevensverwerkers. Deze componenten zijn niet zomaar individuele schakels, maar hebben onderlinge afhankelijkheden in complexe systemen. De succesvolle interactie van deze componenten vormt de ruggengraat van effectieve gegevensuitwisseling. Dit maakt dat de inrichting en instandhouding van gegevensuitwisselingsketen vaak meer een organisatorische uitdaging dan een puur technische.

Elke schakel speelt een belangrijke rol en is in hoge mate afhankelijk van de andere schakels om effectief te functioneren. Als één schakel faalt of niet goed werkt, kan dit verstoringen veroorzaken in het hele proces van gegevensuitwisseling. Dit kan weer leiden tot inefficiëntie of onvolledigheden. De manier waarop de schakels met elkaar samenhangen en samenwerken, noemen we een patroon.

Terugkerende patronen van gegevensuitwisseling bij overheidsinstanties en organisaties

In het gegevensuitwisselingsdomein zien we drie vaak terugkerende patronen.

Het eerste patroon houdt in dat meerdere rapporterende partijen gegevens verstrekken aan één enkele organisatie. Dit komt vaak voor wanneer talrijke partijen een rapportageverplichting hebben aan een centrale overheidsinstantie. Een voorbeeld hiervan is te zien bij de verzameling van jaarverslagen door de Kamer van Koophandel.

Het tweede patroon houdt in dat meerdere organisaties gegevens uitwisselen met diverse belanghebbenden via een shared service platform. Het doel is om organisaties en burgers  één geconsolideerde interface te bieden, als een gezamenlijk loket' waardoor ze kunnen communiceren met verschillende overheidsinstanties. Een illustratie van dit patroon in Nederland is de 'MijnOverheid Berichtenbox'.

Het derde patroon ontstaat wanneer één enkele rapporterende partij  gegevens moet verstrekken aan meerdere (overheids)instanties. In dergelijke gevallen kunnen deelverzamelingen van gegevens worden verspreid op basis van specifieke interesses, waarbij gebruik wordt gemaakt van een concept dat bekend staat als content based routing. Bijvoorbeeld, gegevens over geïmporteerde goederen kan worden verspreid naar de belastingdienst, de douane en de (lucht)havenautoriteiten. 

In de praktijk zie je vaak variaties op of combinaties van deze uitwisselingspatronen. Het begrijpen van deze patronen is cruciaal voor het ontwerpen van efficiënte en effectieve gegevensuitwisselingssystemen die voldoen aan de specifieke behoeften en eisen van alle betrokken partijen.

Bestuur is van essentieel belang

Het ontwerp en de organisatie van gegevensketens zijn cruciale factoren voor het succes van het gehele systeem. Echter, het is vaak onduidelijk wie verantwoordelijk is voor het beheer en bestuur van de gegevensketen of deze verantwoordelijkheid is versnipperd. De vraag 'wie is de baas?' wordt dan vaak gesteld. Soms hebben schakels in de keten meer duidelijkheid nodig over hun rollen of missen ze de motivatie om volledig samen te werken. Dit kan te wijten zijn aan een verschil in doelstellingen of een gebrek aan directe voordelen. Daarnaast kunnen verschillende schakels verschillende prioriteiten hebben. Het overwinnen van deze uitdagingen vereist niet alleen technische vaardigheden, maar ook solide bestuurs- en communicatiestrategieën.

Laten we verder praten

Heb jij zelf ervaring met of ideeën over hoe je om kunt gaan met de complexe dynamiek van gegevensuitwisseling? Deel ze dan met ons en praat mee over het belang van gegevensketens en de uitdagingen bij het beheer ervan. Dat kan op onze LinkedIn pagina, in de comments onder deze post. 

En blijf ons volgen, want in onze volgende blogpost gaan we dieper in op deze uitdagingen en verkennen we potentiële oplossingen om de samenwerking te verbeteren en het proces van gegevensuitwisseling te stroomlijnen.

Voor wie meer wil weten over dit onderwerp, raden we aan om onze post over 'De 10 lenzen van gegevensuitwisseling' te lezen. In deze post bespreken we verschillende manieren om te kijken naar het analyseren en ontwerpen van oplossingen voor gegevensuitwisseling.

Wil je meer weten? Neem dan rechtstreeks contact met ons op.