Digitale voorjaarsschoonmaak: optimaliseer, beveilig en verminder datafootprint

In dit artikel geeft Aster Mannaerts, Business Architect bij SureSync, in drie vragen antwoord op hoe organisaties en individuen hun digitale omgeving kunnen opschonen en efficiënter kunnen beheren. Een goed databeleid is niet alleen essentieel voor beveiliging en efficiëntie, maar draagt ook bij aan duurzaamheid. Van dataminimalisatie en lifecyclebeheer tot het voorkomen van onnodige duplicatie — lees hier hoe een gestructureerde aanpak helpt om digitale vervuiling tegen te gaan en IT-systemen toekomstbestendig te maken.

Welke tips of voorbeelden kan je geven binnen een zakelijke setting om mee te doen aan de digitale voorjaarsschoonmaak? Waar moet je aan denken?

“Voor organisaties: start met een data-inventarisatie. Wat is echt nodig en wat kan weg? Implementeer een duidelijk beleid voor databeheer, zodat medewerkers weten hoe ze data veilig kunnen opslaan, verwerken en verwijderen. Automatiseringstools kunnen hier ook bij helpen, bijvoorbeeld door onnodige duplicaten te verwijderen of bestanden met verlopen bewaartermijnen te archiveren of verwijderen.”

Waarom is het belangrijk om aandacht te vestigen op digitaal opruimen?

“Digitale vervuiling heeft niet alleen impact op efficiëntie, maar ook op beveiliging en duurzaamheid. Overbodige data neemt opslagruimte in, verhoogt operationele kosten en maakt systemen trager. Daarnaast vergroot het de kans op datalekken, vooral als oude, ongebruikte data onbewust toegankelijk blijft. En dan is er nog de ecologische impact: dataopslag kost energie en draagt bij aan de CO₂-uitstoot. Minder data betekent ook een kleinere voetafdruk.”

Doe je hier zelf ook aan mee? Of ben je bezig met digitaal opruimen? En zo ja, op welke manier?

“Ja, we zijn ons bewust van het belang van efficiënt databeheer. We adviseren klanten om bewuster met data om te gaan. Zo stimuleren we het gebruik van slimme synchronisatie- en opslagoplossingen, waarbij alleen relevante en noodzakelijke data wordt bewaard.

Denk bijvoorbeeld aan onze oplossing Datastation as a Service, waar data bij de bron wordt opgeslagen om onnodige duplicatie te voorkomen. Onze oplossingen zijn gebaseerd op privacy by design, waarvan dataminimalisatie een belangrijk onderdeel is. We letten concreet op en helpen onze klanten met:

• Alleen data verzamelen die echt nodig is;
• Gebruikers erop wijzen geen gevoelige data in vrij invulbare tekstvelden te plaatsen.
• De optie bieden om data te verwijderen.
• Het overdragen en verwijderen van alle klantdata na het aflopen van een contract.
• Het vooraf instellen van een datalifecycle en automatisch opschonen op basis hiervan.

Natuurlijk kijken we ook kritisch naar onze eigen processen. Zo vragen we aan aandacht van onze medewerkers voor het opschonen van hun mailbox, zodat hier ook geen onnodige data in blijft staan.”